Archivsoftware, Dokumentenmanagement und Workflow - Ein System.

Informationen sind ein kostbares Gut. Denn sie sind der Motor strategischer Entscheidungen, die wiederum die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens sichern. Die Anzahl der Informationen wächst jedoch zunehmend und es wird immer schwieriger, nützliches Wissen unternehmensweit verfügbar zu machen. So werden wir täglich mit unzähligen Dokumenten, Briefen und E-Mails überschüttet, die es zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren gilt. Das kostet wertvolle Zeit – und letztendlich leidet darunter die Effizienz. Denn wer viel Zeit mit der Verwaltung von Dokumenten und der Suche nach Informationen verbringt, ist weniger produktiv beim Erfüllen seiner Kernaufgaben.

Hinzu kommen gesetzliche Anforderungen wie GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme),mit denen Unternehmen konfrontiert sind. Danach sind alle ursprünglich digitalen Dokumente revisionssicher zu archivieren. Unternehmen müssen darüber hinaus in der Lage sein, jedes Dokument zeitnah wiederzufinden.
ArcFlow, das innovative Archivierungs-,Dokumentenmanagement- und Workflow-System, stellt sich diesen Anforderungen. Mit ArcFlow haben Sie jede Dokumentenflut stets im Griff. E-Mails und andere digitale Medien sind mit dem System genauso einfach zu handhaben wie traditionelle Papierdokumente.

Die Workflow-Funktion überwacht dabei die zu den Dokumenten anfallenden Geschäftsvorgänge – vom Eingang und Erfassen von Dokumenten über das Bearbeiten und Abschließen bis hin zur Kontrolle des gesamten Ablaufs. Mit Hilfe der flexiblen Schnittstellen von ArcFlow können Sie das gesamte Dokumentenmanagement- und Workflowsystem reibungslos in Ihre bestehende IT Infrastruktur integrieren. Somit gehen keine Dokumente aus anderen Systemen verloren und jeder dazugehörige Vorgang wird lückenlos erfasst. Starten Sie jetzt mit ArcFlow und profitieren Sie von den Vorteilen einer effektiven Kombination von Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow-Planung.

Mit ArcFlow der Archivsoftware können Sie elektronische und traditionelle Medien vollständig und revisionssicher erfassen und zuordnen – unabhängig davon, wie viele Dokumente in Ihrem Unternehmen eingehen oder erstellt werden.Dabei macht es mit ArcFlow keinen Unterschied, welches Format das Dokument hat – ob es sich um eine Office-Datei, eine E-Mail mit Anhang oder ein eingescanntes Schriftstück handelt.
Eine manuelle Beschlagwortung der Dokumente ist überflüssig, denn ArcFlow führt bei allen eingelesenen Dokumenten automatisch eine Volltexterkennung durch. Damit muss der Archivar nicht länger überlegen, welche Schlagwörter er einem Dokument zu vergeben hat. Sollen dem Dokument zusätzlich eigene Begriffe zugeordnet werden, ist eine Beschlagwortung dennoch möglich.

In ArcFlow haben Sie zwei einfache Möglichkeiten, auf Ihre eingelesenen Dokumente zuzugreifen. Zum einen können Sie die Dokumente über eine chronologisch sortierte Liste abrufen. Zum anderen sind Sie in der Lage, die Dokumente in verschiedene Arbeitsmappen – ähnlich der Ordnerstruktur auf einer Festplatte – zu unterteilen. Diese Zuordnung kann manuell vorgenommen oder auch automatisch durchgeführt werden. Anhand desDateinamens, des erkannten Inhalts oder beispielsweise eines Barcodes auf dem Dokument können alle eingelesenen Dateien oder Schriftstücke automatisch im Dokumentenmanagement-System verteilt werden. Nach dem Einlesen eines Dokuments sind keine weiteren manuellen Eingriffe mehr notwendig. ArcFlow führt automatisch alle weiteren Schritte selbstständig durch. Das bedeutet in der Praxis eine enorme Zeitersparnis im Vergleich zum manuellen Beschlagwortungs- und Zuordnungsvorgang. Dokumente sind in ArcFlow nicht einfach nur archiviert.
ArcFlow bildet auch die Basis für alle weiteren Arbeitsschritte, die mit diesen Dokumenten verbunden sind. Beispielsweise können Sie aus ArcFlow heraus alle Dateitypen mit der zugehörigen Anwendung öffnen oder die Dokumente an definierte Verteilerlisten weiterleiten. Auch Änderungen an den Dateien sind in einem Änderungsmodus möglich. Nach dem Bearbeitungsvorgang wird die aktuelle Version der Datei in ArcFlow gesichert. Alle vorhergehenden Versionen sind ebenfalls weiterhin verfügbar. Mit ArcFlow können Sie so alle Änderungen nachverfolgen und vorherige Dokumentversionen wiederherstellen. Selbst gelöschte Dateien sind so problemlos verfügbar.

ArcFlow – finden statt suchen
Um interne Geschäftsprozesse zu optimieren, ist eine effiziente interne Kommunikation notwendig. Zudem ist es erforderlich, dass anstehende Aufgaben übersichtlich dargestellt und verwaltet werden können. ArcFlow macht dies mit Hilfe einer dynamischen Workflow-Funktion möglich, die sich den vielschichtigen Anforderungen Ihres Unternehmens maßgeschneidert anpasst.
Mit ArcFlow lassen sich Dokumente direkt mit Arbeitsvorgängen, so genannten Workflows, verknüpfen. Dies sind entweder unternehmensspezifische Standard- oder vom Sachbearbeiter selbst definierte Workflows. Über die einzelnen Workflow-Einträge können Mitarbeiter anstehende Aufgaben einfacher nachvollziehen und abarbeiten. Sachbearbeiter nachfolgender Vorgänge werden darüber hinaus automatisch informiert, wenn ein Dokument zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung steht. So lässt sich beispielsweise der Vorgang einer Rechnungsprüfung erheblich beschleunigen, da keine Latenzzeiten zwischen den Vorgängen entstehen. Über die Workflow-Funktion können Mitarbeiter zudem Termine zur automatischen Wiedervorlage sowie Termine mit automatischer Stellvertreterregelung und Eskalation festlegen. Über eine grafische Auswertung gibt ArcFlow einen Überblick darüber, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche Projekte noch anstehen. Terminversäumnisse gehören somit der Vergangenheit an und Geschäftsprozesse gewinnenan Effizienz. Als Ergebnis werden Sie durch die effektive Workflow-Planung immer eine deutliche Produktivitätssteigerung
feststellen.

ArcFlow - und die Stahlsoftware Stahl-Control
ArcFlow lässt sich mit seinen vielfältigen Schnittstellen einfach in eine bestehende IT-Infrastruktur integrieren. So können Sie beispielsweise Ihre ERP- oder CRM-Lösung direkt mit ArcFlow verknüpfen. Auf diesem Weg werden alle Dokumente lückenlos in das Dokumentenmanagement-System übernommen. Besonders geluingen ist die Integration in der Stahlsoftware Stahl-Control, kein Wunder - sind doch beide Programme in Conzept 16 entwickelt worden.

CRM
Mit ArcFlow haben Sie die Möglichkeit, alle zu verwendenden Arbeitsmappen automatisch aus einem bestehenden CRM-System über eine standardisierte Schnittstelle anzulegen. Zusätzlich können weitere Daten aus dem CRM-System, wie beispielsweise Kundenadressen direkt in ArcFlow abgelegt und ergänzend zu den Arbeitsmappen angezeigt werden. Beim Bearbeiten von Dokumenten haben Sie so immer den gesamten Zusammenhang im Überblick.

Transferverzeichnisse
Dateiordner auf Netz- und lokalen Laufwerken können als Transferverzeichnisse definiert werden. Wird in einem dieser Verzeichnisse ein Dokument abgelegt, übernimmt ArcFlow dieses automatisch. Durch die flexible Schnittstellendefinition für Transferverzeichnisse werden Dokumente anhand ihres Aufbaus anschließend automatisch den passenden Arbeitsmappen zugeordnet.

ArcFlow – vollständige Integration durch flexible Schnittstellen z.B. Druckertreiber
ArcFlow kann unternehmensweit selbstdefinierte Druckertreiber an die dafür vorgesehenen Systeme verteilen. Ausdrucke auf diese Druckertreiber
werden nicht nur an einen Drucker gesendet, sondern auch an ArcFlow. Druckjobs werden auf diesem Weg gedruckt und gleichzeitig in ArcFlow abgelegt. Dokumente können so beispielsweise direkt beim Druck als PDF-Datei in das Dokumentenmanagement-System übernommen werden, ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten für die PDF-Generierung. Die Anwender können ihre gewohnten Arbeitsabläufe somit beibehalten und alle
ausgedruckten Bestell oder Rechnungsformulare werden automatisch in ArcFlow gesichert.

ArcFlow-API
Die ArcFlow-API (API - Application Programming Interface) ermöglicht es, alle ArcFlow-Funktionen mit verschiedenen Programmiersprachen anzusteuern. So können Sie Funktionen dort bereitstellen, wo sie benötigt werden. Beispielsweise lässt sich so eine Dokumentsuche direkt in
Ihr vorhandenes ERP-System integrieren.

ArcFlow-Funktionen in Fremdapplikationen
ArcFlow verwendet als Applikationsbasis und Dokumenten- sowie Index-Ablage das professionelle Datenbankentwicklungssystem CONZEPT 16.
Dieses ist vollständig auf hohe Leistung und geringe Wartung ausgelegt. Mit ArcFlow können Sie daher sicher sein, eine hochperformante und gleichzeitig wartungsfreundliche Datenbank als Grundlage für Ihr Dokumentenmanagement einzusetzen.
Alle in ArcFlow abgelegten Dateien werden im CONZEPT 16 Datenbanksystem erfasst. CONZEPT 16 Datenbanken sind verschlüsselt, vollständig manipulationssicher und bestehen aus nur einer physikalischen Datei. Eine Sicherung des Datenbestands ist daher auf einfachem Wege möglich. Zusätzlich gibt es die Option, den Datenbestand auf mehrere Datenbankdateien zu verteilen.

CONZEPT 16 bietet eine Hochverfügbarkeitslösung.
Mit der Hot-Standby Funktion können Sie auf einem zweiten, unabhängigen Serversystem einen sekundären Datenbankserver einrichten, der zu jeder Zeit einen aktuellen und konsistenten Stand der Dokumentendatenbanken führt. Beim Ausfall des primären Systems übernimmt automatisch das Backup-System alle Funktionen des Datenbankservers. Völlig lückenlos, ohne dass die Anwender etwas davon bemerken.

ArcFlow – moderne Technologien nutzen
ArcFlow ist auf einfache Installation und Anwendung ausgerichtet. Sämtliche Komponenten lassen sich innerhalb eines Tages vollständig in eine
bestehende IT Infrastruktur integrieren. Dabei werden die Administratoren direkt im Umgang und der Konfiguration von ArcFlow geschult.
Die Installation des Systems läuft vollautomatisch ab. Der Datenbank- und Applikations-Server sowie gegebenenfalls ein Backup-System werden jeweils auf einem Hardware-Server installiert. Dabei ist eine Administration und Überwachung von jedem Rechner im Netzwerk aus möglich. Dienste wie beispielsweise der Job- oder Druck-Server können zentral oder dezentral installiert werden. So können vorhandene Hardware-Komponenten optimal ausgenutzt und eine effiziente Lastverteilung erreicht werden. Eine Anwenderschulung dauert in der Regel weniger als einen halben Tag.
Dabei erlernen Ihre Mitarbeiter den Umgang mit ArcFlow und die vielfältigen Möglichkeiten, Dokumente in das System zu übernehmen und weiter zu bearbeiten. Das Einscannen von Papierdokumenten stellt dabei ebenso Schulungsinhalt dar, wie das Verwenden weiterer Datenschnittstellen zu ArcFlow. Die Anwenderoberfläche von ArcFlow ist intuitiv bedienbar, sodass sich Ihre Mitarbeiter schnell mit dem System zurechtfinden.


Mit ArcFlow bekommen Sie alles aus einer Hand.
Unsere Spezialisten führen zudem Schulungen durch und stehen ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Der direkte Kontakt zu unserem qualifizierten und erfahrenen Support-Team garantiert Ihnen kurze Reaktionszeiten und qualifizierte Lösungen. Durch die Konzentration aller Dienstleistungen in einem Unternehmen können wir stets schnell und unbürokratisch auf Ihre individuellen Wünsche und Bedürfnisse eingehen.
Denn nur so erreichen wir unser gemeinsames Ziel: Die Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse, damit Sie Ihren Mitbewerbern stets
eine Nasenlänge voraus sind.

Gerne stehen wir Ihnen persönlich mit einer individuellen Beratung und unserem Knowhow rund um das Thema Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow zur Verfügung. Im Rahmen einer Bedarfsanalyse präsentieren wir Ihnen die Möglichkeiten und Varianten eines ganzheitlichen Dokumentenmanagement-Systems. Dabei stellen wir Ihr Unternehmen in den Vordergrund und gehen ganz gezielt auf Ihre individuellen Anforderungen ein. Zusätzlich bieten wir an, Ihre Unternehmensstrukturen einer Grobanalyse zu unterziehen.

Auf Basis dieser Analyse ermitteln wir dann die optimale Zusammensetzung Ihres Archivierungs-,Dokumentenmanagement- und Workflow-Systems. Im Anschluss daran berarbeiten wir gemeinsam ein Konzept für eine effiziente und zielgerichtete Integration des Systems in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.